“目前，平均走完一个内部工作请示需要五天时间，如果每位同事都能按照OA流程标准化进行操作，预计将至少提升一半的工作效率。”自3月中旬起，东基控股OA系统操作规范和管理制度培训在广佛肇三地相继开展，近100位同事积极参与，并在培训后对每位参与者进行考核，成绩低于90分者，则需重新培训。

OA系统是公司实施降本增效的重要工具，尽管上线半年多，但在员工日常使用中仍存在着思想上不重视、流程发起不规范、审批把关不严等问题。作为员工“应知应会”的工作技能，OA的规范使用引起了高管层的重视。本次培训旨在规范OA使用，从改善OA日常使用小习惯上，使其真正发挥降本增效的功能。

在两个半小时的培训时间里，讲师从“什么是OA、OA的常用功能、如何规范和高效使用OA”三个方面进行授课，内容紧扣主题，深入浅出。尤其是在如何规范和高效使用OA这一环节中，培训讲师专门详细讲解了几个需要改善的小习惯，并贴心送上使用Tips。

改善一：从“不以为然”到“慎重行事”

OA系统的使用不仅是从纸质到电子“可视性”工作习惯的转变，还是一种“不可视性”工作思维方式的转变。它要求你在请示工作时，一定要有全局性、前瞻性，还要学会换位思考。很多同事在请示工作时，只考虑自己层面的工作量，往往忽略后期给审批者带来的工作困扰，从而导致审批时间延长。其很大原因在于认识不足，没有意识到发起流程既是对个人工作思维的一种考验，也是一种节约成本的方式。因此每个人一定要从思想上重视起来，发起流程时要仔细检查、谨慎选择。

改善二：从“ 粗枝大叶”到“精雕细琢”

很多同事在发起流程时，不注重细节，这儿没写标题，那儿没改附件名字，中间再夹杂几个错别字，甚至还有请示内容表述不清的。其实流程就像一个需要精雕细琢的工艺品，如果只是简单雕刻几下，就是再名贵的材料，也会被“退回”。

OA流程写作“Tips”，助你一键批示：

1.学会使用OA 界面常用功能键（不懂的自行学习《oa操作指引》）。

2.合理选择相应流程：注意内部请示流程不是万金油，禁止乱用。

3.正确填写流程内容：

标题命名要完整准确、简要概括流程事项的内容；

流程正文撰写要清楚言简意赅、重点突出、表述准确；

流程附件需排序、命名，合理归类合并；

流程发起前，部门需对事项资料进行充分准备合并同类审批事项。

4.流程的及时跟进与审批。

要主动催办流程；主动将审批结果、领导批示告知上级；及时对领导的批示意见进行回复等。每个发起人对自己的流程负责。

改善三：从“姗姗来迟”到“风驰电掣”

打仗靠的是什么？兵贵神速！上班打开电脑的第一时间就要登录OA，及时查看流程信息，及时审批，及时跟进，及时反馈。工作期间，再不定期刷新一下OA主页，以确保没有遗漏的事项。一定不要让一个流程在自己手里超过24小时！

本次培训受到了学员们的一致好评，也给大家带来了很多启发，纷纷表示：一是要有“责任”意识，小到一个流程的跟进、审核，都要“上心”；二是降本增效就在身边，在使用OA时，缩减不必要的偏差（理解和流程上），也是降本增效的最好方式之一。

降本增效，承载着企业的发展与兴衰，它是一种责任，更是一种精神，一种境界。其实只要我们每个人从我做起，从点滴小事做起，从自身岗位做起，节约身边每一样东西，持之以恒，小流终将汇聚成江海。